Логин
Пароль
 
 
 

Характеристика систем контроля - 26. Виды контроля и их характеристика


Не менее важным при этом является эффективное функционирование информационно-управленческой системы контроля - формализованной системы подготовки информации, необходимой для прийнятая управленческих решений. Она должна содержать информацию о предварительный, текущий и будущий состояния подконтрольных процессов или объектов. Ее функционирование должно основываться на использовании современной компьютерной техники, технологии. Для того, чтобы контроль мог выполнить свою задачу, то есть обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Рассмотрим эти свойства подробнее [2]. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать. Контроль должен обеспечивать руководителя достаточной информацией для принятия стратегических решений. Но увеличение количества информации создает эффект "засорение мозга" руководителя. Если высшее руководство считает, что определенные виды деятельности имеют стратегическое назначение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль, даже если эта деятельность не подлежит измерению.

Конечно, конкретные участки в различных организациях будут разными, но все организации нуждаются в эффективных систем контроля. Конечная цель контроля состоит не из того, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а с того, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией.

Проведение измерений и сообщения об их результаты важны только как средство достижения этой цели. Для того, чтобы контроль был эффективным, необходимо тщательно следить за тем, чтобы эти средства контроля не заняли более важного места, чем истинные цели организации. Бессмысленно обладать точной информацией о различных отклонения от намеченных целей, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий.

Это означает, что информация о результатах контроля необходима только тогда, когда речь идет о тех лицах, которые имеют право влиять на ход процесса, который контролируется. Когда контрольный механизм не срабатывает, то скорее всего причина заключается в необходимости совершенствования структур прав и обязанностей, а не процедуры измерения.

Таким образом, чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления. Так, контроль будет эффективным только тогда, когда организация фактически достигла намеченных целей и может сформировать новые цели, которые обеспечат В существование в будущем.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать виду деятельности, контролируется. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Непригоден механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

Так, например, общественно принято оценивать эффективность торговли способом установления некоторой квоты и сравнение с ней реального объема продаж. Но это может привести к большим потерям, поскольку на самом деле успех определяется не объемом продаж, а уровнем дохода. Многие факторы могут привести к выполнению квоты при фактически низком уровне результативности торговли.

Так, например, фирма может предложить слишком высокие скидки или слишком высокий уровень послепродажного обслуживания, чтобы тем самым получить новые заказы, или же цены могут вырасти вследствие инфляции.

В подобных ситуациях фирма будет терять деньги от каждой продажи, а не зарабатывать. Фирма "Хьюлетт-Паккард" до г. Для контроля затрат при производстве печатных плат интегральных схем использовала систему штучных заказов. Фирма перешла к производству с повторяющимся циклом, в рамках которого происходило изготовление, обработка и сбор огромного количества стандартных изделий. Один из ключевых моментов этих процессов массового производства базируется на том, что для их постоянной поддержки работники и материалы непрерывно перераспределяются между отдельными заказами.

К сожалению, это требование свела на нет попытки определить и проконтролировать издержки производства каждого заказа при системе штучных заказов. Определенные таким образом расходы были очень неточными, и рабочие, менеджеры и бухгалтеры были приведены в замешательство из-за невозможности определить настоящие издержки производства конкретного заказа.

Необходимо было осуществить некоторые усовершенствования системы контроля расхода включая и отказ от учета стоимости живого труда как отдельной категории расходов прежде, чем система вновь стала пригодной для использования. Информация о результатах контроля важна для лиц, принимающих соответствующие решения, действия в отношении объекта контроля. Например, не следует сообщать главному бухгалтеру о нарушениях в технологии изготовления продукции.

Выводы экспертов-контроллеров могут содержит непонятные для руководителя понятие, хорошо понятны определенным специалистам. Для этого необходимо адаптировать результаты контроля к личности руководителя.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценки, адекватно отвечают контролируемому явлению.

Значение наиболее подходящего временного интервала такого вида определяют с учетом временных рамок основного плана, скорости измерения и расходов на проведение измерения и распространение полученных результатов. Магазина розничной торговли, например, может понадобиться достаточно точная еженедельная информация о складских запасах.

Это нужно для уверенности в том, что магазин является чем торговать. Однако реальную физическую инвентаризацию товаров для определения потерь от краж следует проводить не чаще одного раза в квартал.

Аналогично розничный торговец должен ежедневно определять и регистрировать объем своих продаж для того, чтобы внести деньги в банк и проконтролировать поток наличности. Кроме этого, важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они вступят в серьезных размеров. Таким образом, система эффективного контроля - это система, которая дает нужную информацию нужным лицам до разложения кризиса.

Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к любым изменениям в системе контроля. Так, например, фирма, которая выпускает различных видов товаров, должна использовать методы контроля запасов в целях контроля любого относительно большого увеличения или уменьшения количества товаров, а также количество каждого из них имеющегося на данный момент.

Без достаточной степени гибкости система контроля не будет действительной в тех ситуациях, для которых она предназначена. Так, например, если внезапно возникает новый фактор издержек, вызванный необходимостью адаптации к недавно принятого законодательства до тех пор, пока он не будет введен в систему контроля фирмы, она не сможет прослеживать производственные расходы.

Контроль не должен создавать у работников ощущение беспокойства и неопределенности. Персонал должен понимать цель контроля, воспринимать однозначно систему оценки его результатов. Желаемым состоянием можно считать такой, при котором рабочие помогают контролерам в проведении проверки.

В противном случае, когда работники понимают опасность от контроля, они сознательно создают неудобства для проверки, искажают информацию. Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения целей, для которых он предназначен.

Простые методы контроля требуют меньших затрат, они экономичны. Но самое главное то, что, если система контроля очень сложная, то люди, которые взаимодействуют с ней, не понимают и не поддерживают. Такая система контроля не может быть эффективной. Чрезмерная сложность ведет к потере контроля над ситуацией. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих.

Существует много примеров организаций, тратили много средств на разработку изощренных методов контроля, которые никогда не использовались, так как были слишком сложными для людей, которые должны были их использовать.

Вопрос Необходимость, смысл и виды контроля в управлении. Организация процесса контроля. Характеристики эффективного контроля. Контролинг — Студопедия

В е годы, например, почти все важнейшие нью йоркские банки пытались расширить возможности своих систем контроля. В результате появилось море толстых томов, содержащих сложную информацию обо всем на свете. Все банки, кроме одного, были вынуждены отказаться от новых подходов к контролю просто потому, что их персонал запутался в этой информации.

Подход менеджера, того единственного банка, качественно отличался прекрасным пониманием тех факторов, оказывающих контроль и распространение информации эффективными. Секрет этого менеджера состоял в том, что он сначала проверил все разработанные инструкции на своих дочерях-сверстниках. Если девушки, которые ничего не понимали в банковском деле, понимали описанную им процедуру, то менеджер мог быть уверенным, что и банковские работники ее поймут.

Очень редко пытаются достичь с помощью контроля совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующее совершенствования организации требует больших усилий и средств.

Никогда не следует забывать, что все выигрыш организации имеют приводить к увеличению ее преимуществ и доходов.

О САЙТЕ

Расходы средств должны приближать организаций к намеченным целям. Таким образом, если суммарные выигрыш на систему контроля превосходят созданные ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль.

Вообще, поскольку в контроле скрыто много побочных затрат, которые могли бы сбыть задействованы для решения других задач, то для того, чтобы контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможным доходов обязан был достаточно низким. Для того чтобы определишь реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекта, так и краткосрочные.

Так, например, для большинства ресторанов бессмысленно контролировать стоимость каждого дела в меню с точностью до цента.

Для сети ресторанов "МакДональдс" подобный контроль может обернуться многими миллионами долларов прибыли, так как один цент - это значительная часть стоимости. Стратегическая направленность контроля Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать. Соответствие делу Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать виду деятельности, контролируется.

Специфичность контроля Информация о результатах контроля важна для лиц, принимающих соответствующие решения, действия в отношении объекта контроля. Своевременность контроля Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Гибкость контроля Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к любым изменениям в системе контроля. Восприимчивость контроля Контроль не должен создавать у работников ощущение беспокойства и неопределенности.

Простота контроля Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения целей, для которых он предназначен. Экономичность контроля Очень редко пытаются достичь с помощью контроля совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующее совершенствования организации требует больших усилий и средств.

ПОХОЖИЕ ДОКУМЕНТЫ:
 
#1 написал:

Средства идентификации и аутентификации 5.
 
#2 написал:

Они становятся неуверенными в себе, а поэтому начинают обращаться к руководителю по самым различным мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Стадии технологической цепочки и направления вертикальной интеграции.
 
 
 
  • Должностные инструкции слесаря по монтажу
  •